Auslastung der Mitarbeiter steuern

Der Kunde wartet am Telefon und bittet Sie um eine verbindliche Terminbestätigung. Ihr Techniker oder Fachconsultant wird vor Ort benötigt. Der Projektleiter in Ihrem Haus plant in der finalen Phase sein Projekt und benötigt einen Spezialisten. Letztlich immer die gleiche Fragestellung: „Ich brauche einen Mitarbeiter mit der fachlichen Qualifikation zu einem bestimmten Termin.“ Zu Recht wollen wir wissen, wann er frei ist oder durch welche Aufgaben er belegt ist.

Die Arbeitszeit meines Teams kann ich mit überschaubaren Mitteln zentral pflegen. Interessant wird es, wenn private Termine des Kollegen hineinspielen. Spannend wird es, wenn Mitarbeiter für Projekte eingeplant werden, aber nur vage Umsetzungszeiträume im Raum stehen. Das sind klassische Fragestellungen, mit denen wir uns jeden Tag beschäftigen. Es gibt den Outlook-Kalender, das Projektmanagement-Werkzeug, die Leistungserfassung für Dienstleistungen. Es muss doch möglich sein, einen Arbeitsauftrag zu vergeben ohne dass ich in allen möglichen Kalendern nach freien Zeiten suchen muss.

Ein Ansatz: Der zuständige Teamleiter plant in einem Arbeitsauftrag den Einsatz eines Mitarbeiters mit den Werkzeugen innerhalb der Software. Die Software kennt Arbeitszeiten, Urlaub und Kalendereinträge des Mitarbeiters. Der Teamleiter nutzt ein Planungsboard, das taggenau darstellt, wie viel freie Zeit seine Teammitglieder haben. Wenn der Mitarbeiter eingeplant wurde, wird der Termin an Outlook bzw. Exchange weitergereicht. Die Synchronisation mit Handy oder Tablet ergibt sich dadurch. Der Mitarbeiter hat seine Terminübersicht jederzeit zur Hand. Zum Eintrag im Kalender gehört neben dem Einsatzbeleg auch ein Direktaufruf zur Anzeige seines Arbeitsauftrags.