Projekte planen, kalkulieren und verfolgen

Es wird zwischen zwei Projektarten unterschieden: "Zeit & Material"-Projekte protokollieren alle Verbräuche und Erlöse, die durch den Verkauf von Geräten, Teilen und Dienstleistungen entstehen. Die Projektnummer wird vom Auftrag über die Fakturierung bis hin in die Finanzbuchhaltung durchgereicht. Der oder die Aufträge (es könne mehrere pro Projekt sein) führen das Projekt. Das passt in der Regel für "klassische Auftragsabarbeitungen".

Der Stand des Projekts wird aber nicht primär durch die Finanzbuchhaltung überwacht. Im Projektcockpit verfolgt der Projektverantwortliche seine Projektverbräuche. Bei "Zeit & Material"-Projekten baut sich automatisch eine Projektstruktur auf. So können z.B. Geräte, Zubehörteile, Installations-Dienstleistungen und Konfigurations-Dienstleistungen getrennt voneinander betrachtet werden.

Festpreis-Projekte haben noch stärkeren Projektcharakter. Ein Projektplan definiert die einzelnen Arbeitsgänge; analog zu einem MS-Project. Daraus kalkuliert die Software ein Projektvolumen. Der Auftrag verweist auf das Projekt, spezifiziert jedoch keine einzelnen Auftragspositionen.

Egal welche Projektart greift: Sie werden bei der Abarbeitung Aufträge für Ihre Techniker und Monteure generieren; so genannte Dienstleistungsaufträge. Darin geben Sie vor, welche Tätigkeiten durchzuführen sind. Diese rechnen Sie entweder nach Aufwand oder pauschal gegenüber Ihrem Auftraggeber ab. Die Budgetüberwachung prüft, ob sich die Dienstleistungsaufträge den vorkalkulierten Zeitobergrenzen nähern. Eine Ampel warnt die Projektleiter und die Einsatzplanung vor der Überschreitung von Zeit und Budget.
Die Dienstleistungsaufträge und alle Ampeln sind im Projekt einsehbar.

Planen wir ein Projekt, dann müssen wir selbstverständlich die Mitarbeiter und Techniker einbeziehen. Der Vorteil an der Lösung gegenüber einem MS-Project ist folgender: Kollegen, die in anderen Projekten oder anderen geplanten Dienstleistungsaufträgen vorgeplant wurden, erkennen wir sofort.