ssc.site Angebotswesen  

Hardware und einfache Dienstleistungen kann jeder mit nahezu jeder Software verkaufen. In der IT-Branche, bei Systemhäusern und in Softwarehäusern sind Gewährleistung und Garantieverlängerungen essentiell. Sie steuern über Verträge, welche Leistungen Ihrem Kunden wann zustehen. Sie bieten Kontingente an, müssen on Demand Leistungen abrechnen und somit auch zuvor anbieten. Für den Handel konzipierte Branchenlösungen geraten dabei schnell an ihre Grenzen weshalb auf Word oder Excel ausgewichen wird. Nicht so ssc.site.
Die Angebote werden mehrfach von Ihrem Vertriebsbeauftragten überarbeitet und durchlaufen die Vertriebspipeline. Die Workflowsteuerung hilft, Prozesssicherheit und Qualität zu wahren.

ssc.site Auftragsabwicklung

Es gibt zwei Klassen von Aufträgen: Klassische Aufträge beschreiben einzelne Positionen und Leistungen. Projektaufträge folgen den Methoden des Projektmanagements und werden nach Meilensteinen abgerechnet. In beiden Fällen können Leistungen enthalten sein, die Sie nach Aufwand oder pauschal angeboten haben und abrechnen werden.
Genau genommen gibt es eine dritte Klasse: Mit Eigenbedarfsaufträgen wird die Beschaffung von Hardware für den internen Gebrauch gesteuert. Die Anschaffungen fließen automatisch in das Anlagevermögen.
Die ssc.site Workflowsteuerung greift wie schon im Angebotswesen.

ssc.site Auftragsdisposition

Komplexe Aufträge werden in Untereinheiten (Dispositionseinheiten) gegliedert. Dadurch lassen sich Auftragspositionen auf unterschiedliche Lieferadressen und Liefertermine aufteilen. Sie gewinnen Flexibilität und halten Ihr Lager schmal, da die Beschaffung zeitnah Ihrer Auslieferung erfolgen wird.
Die Auftragsdisposition ist der zentrale Punkt im Arbeitsablauf, der die Beschaffung von Material auslöst, der Dienstleistungsaufträge erzeugt und vertragliche Vereinbarungen festschreibt.

ssc.site Bestelldisposition

Der klassische Bestellvorschlag sorgt ausgehend von den Lagerhaltungsdaten Ihrer Artikel dafür, dass Sie lieferfähig sind. Die Bestelldisposition nähert sich aus einer anderen Sicht. Sie unterstützt den Anwender dabei, Hardware, Lizenzen oder Zubehör zeitnah zu beschaffen. Diese Sichtweise hilft in IT-Projekten, weil wir oft auftragsbezogen beschaffen ohne Lagerkapazitäten vorzuhalten.

ssc.site Einkaufsbestellung

Das Einkaufsmodul strukturiert die Beschaffungsseite. Hardware, Lizenzen und Fremddienstleister kaufen Sie ein. Die Hardware liefern Sie entweder zu sich ins Haus um sie zu konfigurieren. Oder sie wird direkt zum Endkunden geliefert. In den Bestellungen hinterlegen Sie die Lizenznehmer für Ihre Software um dem Distributor oder Hersteller mitzuteilen, wer sein Produkt nutzen wird.

ssc.site Ausgangsrechnungen & Gutschriften

Rechnungen und Gutschriften zu Artikeln, Ersatzteilen, Dienstleistungen und Vertragsleistungen sind Standard. Sie haben ferner die Möglichkeit der Erstellung von Wertgutschriften und Wertrechnungen. Artikelbewegungen werden dadurch unterbunden.

ssc.site führt Katalogartikel. Katalogartikel werden genutzt um den Artikelstamm von Lieferanten einzulesen. Haben Sie ein Kundenkonto bei IT-Scope oder bei TradersGuide, dann wird der Artikelstamm aus deren Datenbanken eingelesen. Hinzu kommen die aktuellen Preise, zu denen Sie die Artikel bei den verschiedenen Distributoren wie Ingram oder Misco beschaffen.

Der oben genannte Mechanismus ist praktisch wenn es um Lagerware geht. Kaufen Sie z.B. Server, die vom Hersteller oder dem Distributor auftragsspezifisch für Sie ausgestattet werden dann hilft der Katalog nicht. Stattdessen importieren Sie die Ausstattung aus den Konfigurationsprogrammen, die z.B. HP oder Fujitsu bereitstellen.

Das Dienstleistungsmodul vereint die Werkzeuge, die ITIL-konformes Arbeiten gewährleisten. In Dienstleistungsaufträgen wird der Einsatz von Consultants und Technikern gesteuert und abgerechnet. Tickets / Incidents bilden die Basis für den Helpdesk. Daraus resultieren ggf. Reparaturaufträge für Hardware oder Softwarechanges innerhalb der von Ihnen vertriebenen Software. Aufwände und Erlöse laufen in die zugehörige Projekte.

ssc.site Dienstleistungsauftrag

Ein Dienstleistungsauftrag ist eine planbare Einheit. Sie stimmen Termine mit dem Kunden ab und steuern Ihre fachlich geeigneten Mitarbeiter. Ein Dienstleistungsauftrag kann alleine für sich stehen oder Teil eine Auftrags oder Projekts sein. In allen Fällen definiert er die durchzuführenden Tätigkeiten und protokolliert die geleistete Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Je nach vertraglichen Rahmenbedingungen entscheidet ssc.site, welche dieser Leistungen Sie dem Kunden in Rechnung stellen werden und welche ihm vertraglich kostenfrei zustehen.
Oft müssen Fachconsultants oder Experten seitens der Hersteller hinzugezogen werden. Sie können Dritte über den Dienstleistungsauftrag "einkaufen" und seine Arbeiten weiterverrechnen.
Ihr Kunde vereinbart Kontingente zu Sonderkonditionen. Ihm stehen z.B. zehn Tage pro Quartal für einen günstigeren Stundensatz zu. Mehrarbeit abseits der Hauptgeschäftszeit ist zuschlagspflichtig? Beides berücksichtigt der Dienstleistungsauftrag, bevor er dem Kunden in Rechnung gestellt wird.

ssc.site Zeiterfassung

Mit Time&Travel erfassen Ihre Mitarbeiter Zeiten zu den Dienstleistungsaufträgen. Reisezeiten und Reisekosten ebenso. Consultants oder Techniker können einsehen, ob die Software seine Leistung als fakturierbar, eine Garantieleistung oder eine Kulanzleistung einstuft. Ob Sie dem Vorschlag zustimmen, entscheiden Sie vor der Abrechnung im Dienstleistungsauftrag.
ssc.site Time&Travel kann mit einer Full User oder einer kostenreduzierten Limited User Lizenz auf den Tablet Client, Web Client, im Desktop im Web Browser sowie Windows Client genutzt werden.

ssc.site Helpdesk (Incidents / Tickets)

Im Gegensatz zu planbaren Dienstleistungsaufträgen kommt die Störungsmeldung immer zum ungünstigsten Zeitpunkt. Ihr Service-Team nimmt den Anruf oder die E-Mail entgegen und schaltet sich ggf. per VPN oder Teamviewer auf. Im Ticket erkennt der Bearbeiter sofort, welche Reaktionszeiten vereinbart sind. Dementsprechend wird das Ticket ggf. eskaliert. Der Workflow bestimmt, welchen Status ein Ticket durchlaufen muss: von der Annahme über die Qualifikation letztlich bis zur Freigabe zur Verrechnung. Alle Aktivitäten, egal ob E-Mail, Telefonat oder Workflowschritt lassen sich protokollieren.
Ihr Kunde kann Tickets online erfassen und deren Bearbeitung verfolgen. Oder sie nutzen die Workflowsteuerung um ihn über den Bearbeitungsstand auf dem Laufenden zu halten. Und das noch bevor er aktiv wird. Dank des Eskalationsmanagements.
In den Tickets haben Sie Zugriff auf die Datenbank der Configured Items. Installationsdatum, Seriennummern und vertragliche Vereinbarungen sind dort einsehbar.

ssc.site Gerätetausch und Reparatur

Eine Reparatur oder ein Austausch zieht Artikelbewegungen mit sich. Ggf. muss ihr Vorlieferant die defekten Geräte oder Komponenten prüfen. Der ssc.site Reparaturauftrag steuert die Abwicklung der Rücknahme (RMA) und/oder Austausch defekter Geräte. Analog Ihren Verträgen mit Ihren Kunden bestimmt der Vertrag zu Ihrem Lieferanten, in welchem Maße Sie für seine Leistungen aufkommen müssen. Da schnell drei und mehr Partner bei der Ausführung der Reparatur beteiligt sein können, spielt der ssc.site Workflow seine Stärke aus.

ssc.site Exchange-Anbindung

Dienstleistungsaufträge werden mit Exchange abgeglichen. Egal ob die Terminverschiebung am PC innerhalb der Anwendung ssc.site oder durch eine Verschiebung im Outlook-Kalender (oder auf dem Mobiltelefon) erfolgt: Die Daten bleiben synchron. Im Zusammenspiel mit dem Client für Android und iOS haben Sie einen eleganten Weg, mobile Mitarbeiter anzubinden.

ssc.site Configured Items

Hardware und Software, die Sie verkaufen, erhalten eine Karteikarte. Gemäß ITIL genannt Configured Items oder auch "Gerätekarte". Sie sammelt alle relevanten Daten zu dem zu wartenden Produkt inkl. der zugehörigen Informationen zu Garantie, Gewährleistung, SLA-Vereinbarungen, sichtbar in allen Dienstleistungsmodulen.
Mit Konfigurationen lassen sich mehrere Gerätekarten als eine logische Einheit ansprechen. Eine Konfiguration entspricht einem Verbund bestehend aus autonomen Komponenten. Auf den Gerätekarten können Leistungen zur Steuerung des After-Sales-Service hinterlegt werden. Damit bieten Sie dem Kunden nach Ablauf einer zugesicherten Leistung ein neues Paket vertraglicher Leistungen an.
Konfigurationen und Configured Items bilden eine gute Basis für Ihre CMDB. Relationen zwischen den Einheiten verwaltet ssc.site nicht. Der Fokus liegt auf Seiten der kaufmännischen Abwicklung.

Verträge bestimmen, welche Leistungen Sie im Support und bei der Wartung langfristig mit Ihrem Kunden und Ihrem Lieferanten abschließen. Es ist nicht trivial, diese Verträge strukturiert zu verwalten, muss aber für den Vertrieb einfach möglich sein. Meistert man diese Hürde, profitieren alle Module im Dienstleistungsbereich davon. Dem Kunden wird dann transparent aufgezeigt, welche Gegenleistung er für sein Geld erhält. Stellen wir Lieferantenverträge und Kundenverträge einander gegenüber zeigt sich, welcher Vertrag sich rechnet.

ssc.site Wartungsvertrag mit dem Kunden

Zwischen Ihnen und dem Kunden schließen Sie Debitorenverträge ab. Die Leistungen bestimmen Sie bereits im Auftrag. Für jede Position kann entschieden werden, ob sich der Wert nach dem Verkaufspreis richtet oder ob er fix oder über Staffeln bestimmt wird. Leistungsbeginn und Leistungsdauer lassen sich durch passende Formeln bestimmen (z.B. ab dem ersten Tag des Folgemonats). Sie lassen sich auf einzelne Artikel limitieren (z.B. Tausch von Komponenten) oder sind dem Kunden zugeordnet (kostenfreier First-Level-Support). Bevor einzelne Vertragsleistungen ablaufen, können Sie mit einem Assistenten Vertragsverlängerungen anbieten.

ssc.site Wartungsvertrag mit dem Lieferanten

Kreditorenverträge greifen beim Kauf von Hardware, Software oder Lizenzen beim Hersteller. Die monatlich oder jährlich zu entrichtenden Gebühren fließen in Ihre Liquiditätsvorschau ein. Kreditorenverträge spielen ihre Stärke insbesondere dann aus, wenn es korrespondierende Leistungen gegenüber ihrem Kunden gibt. Es ermöglicht eine Deckungsbeitragsrechnung basierend auf Verträgen.

Ein Auftrag muss aus Sicht von ssc.site kein klassischer Verkauf von Servern, Netzwerkkomponenten oder Installationsleistungen sein. Daher nutzen Sie das integrierte Projektmodul zur umfangreichen Planung und Verwaltung von Festpreis- oder Aufwandsprojekten, welche ggf. über Zahlungspläne refinanziert werden. Das Budgetcontrolling überwacht den Projektverlauf und warnt, wenn Projekte oder Teilaufgaben innerhalb der Projekte aus dem Ruder laufen: sowohl per E-Mail als auch im entsprechenden Cockpit derjenigen, die die Projekte koordinieren.
Pro Projekt oder Teilprojekt lassen sich gesonderte Schwellwerte hinterlegen, um entsprechende Ampeln auf grün, rot oder gelb zu stellen. Projektfortschritte lassen sich bewerten und unter dem Schlagwort "Work in progress" in die Finanzbuchhaltung überführen.
Die Planung der Arbeitsgänge erfolgt innerhalb ssc.site. Ein externes Projektmanagement-Werkzeug entfällt. Gantt-Charts visualisieren den Projektverlauf. Ihr Vorteil: Alle Ressourcen (seien es Menschen oder Material) werden ausnahmslos in ssc.site geführt und müssen nicht doppelt gepflegt werden.
Über geleistete Zeiten, Aufwände und fakturierte Beträge informiert das Projektcockpit.

ssc.site Ressourcenmanagement

Wer projektübergreifend arbeitet, muss die Verfügbarkeit von Personen und Teams im Überblick haben. Ein zentrales Planungscockpit mit Ressourcenmanagement für Personen, Gruppen, Räume und Arbeitsmittel unterstützt. Vor Projektbeginn führen Sie eine Grobplanung durch, um Kapazitäten zu blocken und ein Fertigstellungsdatum zu ermitteln. Die Feinplanung wird zu detaillierten Anweisungen an konkrete Personen führen. Unterstützt werden Sie durch eine graphische Ressourcenplanung mit diversen Darstellungs- und Filtermöglichkeiten.

ssc.site Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist zertifiziert und bietet Haupt- und Nebenbuchhaltung. Sie ist nicht angedockt oder aufgesetzt sondern integraler Bestandteil allen Tuns in Microsoft Dynamics NAV. Sie trennt bezahlte, vertraglich vereinbarte Leistungen, die Sie und Ihre Kunden schließen, periodengerecht. Kosten- und Leistungsrechnung sind integriert. Sie müssen Projektfortschritte in Ihrer Bilanz ausweisen? Machbar!
Diverse Erweiterungen des Standards führen zur Erhöhung des Komforts und der Übersichtlichkeit. Verschiedene Masken und Buchungshilfen unterstützen die gewünschten Prozesse.

ssc.site Zahlungsverkehr

Ihre Anwendung stellt Ihre Zahlungsaufträge elektronisch für Ihr Bankingprogramm bereit. Ihrem Lieferanten avisieren Sie die Zahlung vorab. SEPA-Lastschriften ziehen Sie ein; Mandatsverwaltung inklusive. Um die offenen Posten der Lieferanten auszugleichen, lesen Sie die Kontoauszüge ein. Danach wird das System ermitteln, welche Posten der Zahlung zuzuordnen sind.

ssc.site Multi Company

Abbildung von mehreren juristischen Einheiten in einem operativen Mandanten. Gemeinsame Stammdaten trotz getrennten Geschäftsbetriebs.

ssc.site Kostenrechnung

Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung sind das Controlling-Werkzeug um – neben der klassischen Finanzbuchhaltung – betriebliche Auswertungen zu fahren. Sie bilden die innerbetriebliche Leistungsverrechnung ab, verteilen Umlagen und integrieren Plankosten. Die Datenbasis ermöglicht Ihnen anschließend, Ihre eigenen Analyseansichten aufzubauen um darin z.B. Produktgruppen oder Profitcenter dazustellen.

ssc.site Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung garantiert eine rechtssichere Verarbeitung Ihrer Mitarbeiter. Spesensätze, Tankbelege, Hotelkosten und Verpflegungen werden erfasst und verarbeitet und die Techniker erhalten pünktlich eine Erstattung Ihrer Auslagen. Buchungen finden sich in der Lohnbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung wieder.

ssc.site Rollenkonzept

Die Idee besteht darin, den Anwendern nur die für sie relevanten Teile der Software sichtbar zu machen, die für ihr Tagesgeschäft relevant sind. Der Einstieg erfolgt über ein Cockpit, das sich von Benutzergruppe zu Benutzergruppe unterscheidet. Verkäufer sehen auf den ersten Blick, welche Verkaufschancen in der Pipeline stehen. Der Projektleiter hingegen sieht auf seinen Ampeln, welche Projekte sich Richtung Budgetgrenze bewegen. Der Kollege im Helpdesk sieht, welche Tickets priorisiert abzuarbeiten sind.

Um die Komplexität weiter zu verringern definiert der Team- oder Abteilungsleiter den Aufbau der Masken für sein Team. So lassen sich Menüstrukturen aufbauen, Funktion, Spalten in Tabellen und Felder in Masken durchgängig ein- und ausblenden.

ssc.site Workflow

Es handelt sich um eine durchgängige Prozess- und Aufgabensteuerung. Ein Vorgang, z.B. ein Angebot wird kategorisiert. So ließen sich z.B. Angebote für Ersatzteile von Projektangeboten unterscheiden. Jede Klasse folgt ihrem eigenen Workflow. Der Workflow berücksichtigt Checklisten, Wiederholungsschleifen, Vorbedingungen und Folgeaktionen. Einstiegspunkte sind vorgesehen um Automatisierungen kundenspezifisch zu realisieren. Hier entfaltet ssc.service eine seiner Stärken: Vorgänge automatisieren ohne Programmcode zu verändern. Sie bleiben updatesicher.

ssc.site Volltextsuche

Die ssc.site Suche ermöglicht eine Volltextsuche nach Schlagwörtern im gesamten System. Sie stellt damit eine Suchmaschine dar, sozusagen ein Google für die Warenwirtschaft.

Die Volltextsuche hört nicht bei Belegnummern, Artikelbezeichnungen oder Kontaktbenennungen auf. Sie erstreckt sich über Fließtexte, archivierte E-Mails und Notizen, die wie Klebeetiketten an Vorgänge gepinnt wurden.

ssc.site technische Schnittstellen

Software muss sich der Außenwelt öffnen. Neben standardisierten Schnittstellen (z.B. für den Datenaustausch mit Finanzämtern) zeichnet sich die Architektur dadurch aus, dass die gesamte Geschäftslogik durch Fremdsoftware ansprechbar ist. Dieser Ansatz geht weit über Austausch von Daten auf Datenbankebene hinaus. Stellen Sie sich vor, sie hätten eine sehr komplexe Preisfindungslogik. Ihr Webshop könnte auf ssc.site zugreifen und sich den Verkaufspreis errechnen lassen. Das Schlagwort hier lautet "Webservices".